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Non è facile individuare modalità e strumenti per migliorare la produttività: si rischia infatti di confonderla con un puro incremento della quantità di lavoro e non un modo per ottimizzare il rapporto tra risultati e risorse spese.

Alcuni consigli per migliorare la produttività

Per non farsi travolgere dalle pressioni quotidiane, che molto spesso portano a fare scelte troppo impulsive, può quindi essere utile considerare queste semplici regole:

Fermati a riflettere

Per migliorare la produttività è importante fare una distinzione tra “importanza” ed “urgenza” delle cose che fai. Non tutto ciò che è importante è anche urgente e viceversa.

In definitiva occorre stabilire un ordine di priorità in modo da privilegiare ciò che è realmente importante. Considerare tutto come urgente ed importante equivale a candidarsi a dosi massicce di stress ed a risultati non proprio ottimali.

Delega

La capacità di delegare è una capacità essenziale per ogni imprenditore o manager di successo. E, purtroppo, va contro l’istinto naturale di molte persone.

Un altro ostacolo alla delega è spesso la convinzione che ci vorrà più tempo per insegnare a qualcun altro come fare il lavoro correttamente, piuttosto che farlo da solo. Ma, se ciò può essere vero nel breve periodo, sicuramente porta ad enormi vantaggi nel medio-lungo periodo, quando la risorsa ha acquisito competenza ed autonomia in grado di sollevarti da tali incombenze.

Pianifica

Predisporre piani e to-do list consente di organizzare il tuo lavoro e quello altrui in modo da individuare i punti ed i momenti in cui effettuare controlli o inserire delle modifiche. Avere sott’occhio l’elenco delle iniziative in cui si è coinvolti consente di assumerne il controllo. Soprattutto è importante comprendere gli impatti tra un’attività e l’altra e su come ritardi ed inefficienze possano amplificare il rischio di insuccesso.

Elimina

Per migliorare la produttività occorre intraprendere una battaglia quotidiana eliminando tutte le cause di inefficienza: sprechi e costi inutili, mail e call inutili, iscrizioni a liste di distribuzione inutili, documenti cartacei che possono più facilmente essere gestiti in formato elettronico.

Agisci

Solo dopo aver semplificato il nostro processo decisionale sarai in grado di agire. A volte un eccessivo sovraccarico di incombenze porta a dover rimuginare continuamente sul da farsi. La fase decisionale dura troppo tempo perché preoccupato di sbagliare le tue scelte. Diventerai invece libero di agire solo quando svilupperai la tua capacità di riflettere, delegare, pianificare ed eliminare.

Hai mai seguito una di queste utili regole per migliorare la tua produttività al lavoro?