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Oltre a spedire (e a ricevere) una quantità di e-mail piuttosto elevata ogni giorno, queste vengono spesso facilmente fraintese. È quindi importante, per qualsiasi professionista, saper scrivere in modo chiaro e conciso.

Inviare mail brevi e pertinenti ridurrà il tempo dedicato a queste task e ti renderà più produttivo, passando più tempo su altre attività.

Darai anche un importante aiuto a colleghi, clienti o impiegati, poiché starai riducendo le mail inutili nelle loro caselle di posta e sarà più facile per loro risponderti.

Ma in cosa consiste scrivere e-mail concise, chiare e professionali?

Come scrivere delle mail di lavoro efficaci

Definisci il tuo obiettivo

Un'email vincente ha sempre un obiettivo chiaro.

Ogni volta che ti appresti a scriverne una, chiediti per qualche istante: "Perché la sto inviando? Che cosa ho bisogno di sapere?"

Se non riesci a dare una risposta precisa, non inviarla. Potrebbe infatti rivelarsi una perdita di tempo sia per te che per il destinatario, e farai fatica ad esprimerti in modo chiaro.

Chiediti anche se questa mail è davvero necessaria. Fai in modo che ognuna riguardi solo un argomento. Se hai bisogno di inviare una comunicazione per un altro progetto, invia un'altra mail.

Scrivi presentazioni brevi

Quando decidi di mandare una mail a qualcuno per la prima volta, è bene presentarti al tuo destinatario. Normalmente basta una frase: scrivila come se ti stessi incontrando con lui faccia a faccia.

Oppure hai già contattato il destinatario, ma non sei sicuro che si ricordi di te? Puoi sempre aggiungere alcune informazioni rilevanti nella firma in calce.

Questa è la soluzione ideale perché:

• Mantiene il corpo della mail il più breve possibile
• Riduce il rischio di fraintendimenti. Presentarti di nuovo a qualcuno che già ti conosce può essere scortese. Se il destinatario non è sicuro, può sempre controllare nella tua firma.

Parlando di firme, assicurati di averne una. È un modo per condividere informazioni fondamentali: includendole nella firma, ridurrai anche la lunghezza delle tue mail.

Questa dovrebbe includere:

• Nome e cognome
• Il tuo titolo professionale,
• Un collegamento al tuo sito e ai tuoi account social

Segui una struttura standard

Qual è la chiave per scrivere mail brevi? Usare una struttura standard, un modello da seguire per ogni mail che scrivi.

Ecco una struttura semplice per iniziare:

• Saluti
• Complimento
• La ragione per cui scrivi
• Una richiesta di azione
• Un messaggio di chiusura
• Firma

Approfondiamo ciascuno di questi punti.

Saluti: questa è la prima riga della posta. Caro/a [Nome] è un saluto tipico.

Complimento: Quando scrivi a qualcuno per la prima volta, un complimento è un ottimo modo per iniziare e funziona anche da introduzione.

Ad esempio:

• "Ho apprezzato molto la tua presentazione sul quell’argomento”
• "Il tuo post mi è stato molto d'aiuto."
• "Mi ha fatto piacere incontrarti."

Se stai invece scrivendo a qualcuno che conosci, puoi ringraziare per l'aiuto o le informazioni fornite in una mail precedente.

Questo serve a rendere le persone più inclini a leggere il resto della mail, placare le critiche e suscitare emozioni positive.

La ragione per cui scrivi: In questa sezione dirai, "Ti scrivo per chiederti se..." oppure "Mi chiedevo se puoi aiutarmi a..." A volte serviranno due frasi per spiegare le ragioni per cui scrivi.

Una richiesta di azione: Fornisci istruzioni precise. Ad esempio:

• "Puoi mandarmi quei file entro Giovedì?"
• "Puoi scriverlo entro due settimane?"
• "Per favore, fammi sapere quando hai scritto a Giovanni."

Struttura la tua richiesta come una domanda: è un buon un modo per incoraggiare una risposta. In alternativa, puoi scrivere "Fammi sapere se per te va bene ed è tutto chiaro".

Messaggio di chiusura: La chiusura ha lo scopo di reiterare la tua richiesta e di suscitare un'emozione positiva.

Alcuni esempi efficaci:

• "Grazie per il tuo aiuto."
• "Sei d'accordo?"
• "Attendo di sapere cosa ne pensi."
• "Se hai qualche domanda, chiedi pure."

Chiusura: Può essere Cordiali saluti", "A presto", "Grazie mille" ecc. A questa, fai sempre seguire il tuo nome.

Usa parole e frasi brevi

Parole brevi significano rispetto per il tuo lettore. Lo stesso vale per le frasi brevi. Evita grandi blocchi di testo e abbrevia ogni frase che puoi, se vuoi che la tua mail sia più comprensibile.

Usa la forma attiva

Non usare mai la forma passiva quando puoi usare quella attiva: quest’ultima è più facile da leggere, dando anche un senso di azione e responsabilità.

Se nella forma passiva, infatti, le frasi si concentrano sull'oggetto che subisce l'azione, nella forma attiva la frase si focalizza invece sul soggetto che compie l'azione.

Rileggi la tua mail

Infine, leggi la tua mail ad alta voce, facendo attenzione ad errori grammaticali e lessicali. Chiediti:

• É chiaro quello che sto chiedendo?
• C'è spazio per possibili fraintendimenti?
• Non usare emoticons, abbreviazioni usate in chat informali o sfondi colorati. In un contesto professionale sono spesso ritenuti inappropriati, a meno che tu stia copiando il linguaggio che la persona a cui stai scrivendo usa nelle sue mail.

Scrivi come parli

L'email è un mezzo di comunicazione molto più informale di una telefonata. Scrivere in tono colloquiale consente di presentarti come piacevole e amichevole. E aiuta a mantenere le tue mail brevi.

In più, accertati che riflettano chi sei realmente. Non scrivere qualcosa che non diresti a una persona se ce l'avessi di fronte. E ricordati di usare le buone maniere: “Per favore" e "Grazie" aiutano molto.

Quali sono i tuoi consigli principali per scrivere mail chiare e professionali?