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La pandemia e le nuove varianti hanno accelerato l’introduzione e l’utilizzo massivo del telelavoro e dello smart working, obbligando tantissime aziende a prendere provvedimenti ed entrare nel mondo del lavoro da remoto. Lo smart working, per quanto all’inizio possa mettere in difficoltà, sembra aumentare la produttività dei lavoratori, che beneficiano di un maggior equilibrio lavoro/vita privata.

Quali sono i vantaggi dello smart working

Se da una parte non tutte le aziende possono permettersi di lavorare in smart working, quelle che lo hanno implementato hanno ottenuto molti benefici.

Risparmio di tempo e scelta ecosostenibile

Tramite il lavoro a distanza si possono risparmiare moltissime ore che si adoperavano per gli spostamenti in auto o con i mezzi pubblici. Con lo smart working risparmiamo tempo e inquiniamo di meno, oltre alla flessibilità degli orari che permette a ciascuno di lavorare quando e dove preferisce.

Più tempo per sé stessi

Lavorando da casa o in un coworking vicino, per chi è pendolare e ogni giorno ha in media un’ora di spostamento casa lavoro, il tempo risparmiato si può convertire in moltissime attività. Per gli amanti del dormire ci si può, per esempio, svegliare più tardi concedendosi una buona lettura la sera.

Diminuzione dello stress

Con lo smart working si riducono alcune delle più comuni fonti di stress: il traffico degli orari di punta, l’inefficienza dei trasporti pubblici e la limitazione delle conseguenze di relazioni professionali complicate.

Consigli pratici su come ottimizzare il lavoro da remoto

Ecco tutto ciò di cui hai bisogno per migliorare il tuo smart working

Contatto costante con il team

Durante le pause caffè in ufficio, ti sarà capitato di condividere un progetto ed avere modo di sviluppare un’idea proprio da quella chiacchierata. Ovviamente, uno degli aspetti negativi del lavoro da remoto è proprio la mancanza di confronto diretto con il resto del team.

Per ovviare a questo problema, cerca di concordare con i tuoi colleghi degli appuntamenti telefonici quotidiani per fare il punto della situazione, definire la To Do List del giorno e condividere i risultati raggiunti.

Gestione delle riunioni da remoto

Lavorare in smartworking non significa dover rinunciare alle riunioni con i colleghi o ai meeting con i clienti.

Di seguito trovi degli spunti interessanti da mettere in pratica:

• Affinché la videoconferenza si svolga nella migliore maniera possibile, scegli una postazione ben illuminata per permettere all’interlocutore dall’altra parte della webcam di concentrarsi sul tuo volto.
• Non guardare per troppo tempo il monitor con la tua immagine, ma cerca di guardare l’obiettivo della webcam in modo tale da dare l’impressione che tu stia guardando negli occhi il tuo interlocutore.

Poniti degli obiettivi

Spesso quando si lavora in smart working si ha l’impressione che il lavoro potrebbe non finire mai. Per evitare di perdere di vista i tuoi obiettivi di lavoro, definisci delle priorità e distribuisci il lavoro omogeneamente nell’arco della settimana: sarà tutto più facile.

Definisci chiaramente anche qual è l’orario oltre il quale non vuoi più lavorare e impegnati per portare a termine i tuoi compiti per tempo.

Strumenti indispensabili per lo smart working

I fattori che incidono sull’ottimizzazione dello smart working possono essere molteplici, tra cui i migliori strumenti da utilizzare

Trello

Come gestire, nella pratica, un flusso di lavoro? Ci pensa Trello, un software per il task-management che ti permette di gestire la tua to-do-list e tenere traccia di tutte le cose da fare, giorno per giorno.

Puoi creare delle vere e proprie bacheche, suddividendo le task per progetto, cliente o stato delle attività, assegnarle ai tuoi colleghi, inserire descrizioni e commenti, allegare file. Puoi anche usare delle check-list che dividono l’intero progetto in percentuale, presentando una barra di avanzamento che si colora, man mano che ogni responsabile della task porta a termine il suo compito.

Slack

Slack è un software di messaggistica che nasce proprio per i gruppi di lavoro. Oltre a permetterti di chattare privatamente con i singoli colleghi (e quindi di telefonargli usando la tecnologia VoIP), ha la possibilità di creare dei canali ovvero delle chat di gruppo che puoi suddividere per progetto o cliente.

Oltre a scambiare messaggi, potrai usare Slack per caricare file utili per il lavoro e collegarlo alle app di task-management (come Trello) facendo in modo che, completata una task, Trello invii un segnale al canale di riferimento.

Hangout Meeting, Zoom o Skype

E che dire degli incontri con i clienti o delle riunioni? Puoi ovviamente appoggiarti allo storico Skype, a Zoom o ad Hangout, che ti consentono di fare videochiamate e condividere lo schermo.

Se organizzi spesso meeting online, vale la pena valutare anche Meet di Google. Ti lascia organizzare delle riunioni direttamente dal Google Calendar, generando un link per te e i tuoi ospiti, che ti permetterà di partecipare senza alcuna iscrizione, sia da mobile che da PC.

Anche tu sei riuscito a migliorare la produttività attraverso tecniche e strumenti adatti? Raccontaci la tua esperienza.